*Job title under review

The University of Ottawa—A crossroads of cultures and ideas

The University of Ottawa is home to a dynamic community of over 50,000 students, faculty and staff, who live, work and study in both French and English. Our campus is a crossroad of cultures and ideas, where bold minds come together to inspire game-changing ideas. We believe in the power of representation, and that increasing the diversity of our faculty and staff supports this objective. Our goal is to provide students with the best possible learning experience, in an environment that reflects the diversity of its people, their ideas, and their identities.

We are one of Canada’s top 10 research universities—our professors and researchers explore new approaches to today’s challenges. One of a handful of Canadian universities ranked among the top 200 in the world, we attract exceptional thinkers and welcome diverse perspectives from across the globe. Our employees come together around the shared purpose of constant improvement, personal development, service excellence, teamwork and a passion for learning with a desire to make uOttawa and the world a better place. Everyone’s contributions are valued, we all play a part in making uOttawa a world-class institution. Most importantly, we make it possible for you to achieve your full potential. Because at uOttawa, you belong!

About the Faculty of Medicine
Welcome to the University of Ottawa Faculty of Medicine, the first and largest bilingual medical faculty in Canada. Our learners have access to state-of-the art facilities and specialized institutions as they learn alongside world-class physicians and scientists. Consistently ranked among the top 10 medical schools in Canada, our faculty is among the top faculties of medicine in the world for research impact in biomedical and health sciences.

About the Centre for Indigenous Health Research and Education
Established in 2022, the Centre for Indigenous Health Research and Education (CIHRE) is focused on improving Indigenous health education, research and capacity development to better serve and ensure quality care for First Nations, Inuit and Métis communities within the Faculty of Medicine’s specific service area.
Given the existing strengths and the rich diversity and resilience in the local Indigenous community, the Centre will seek opportunities to collaborate alongside Indigenous organizations on priority areas of health and wellbeing. It will be a standard-setting organization in data-governance, that models the operationalization of Indigenous research ethics. It will work to honour Indigenous Peoples’ right to have the highest attainable health, by embracing the principle of self-determination as articulated in the United Nations Declaration on the Rights of Indigenous Peoples.
For more information, visit https://med.uottawa.ca/research-innovation/cihre.

Position purpose:
Reporting to the Program Manager, using a wide variety of tools, techniques and skills, the Project Coordinator is responsible for developing, administering, and evaluating projects for the Centre for Indigenous Health Research and Education at the Faculty of Medicine. Responsible for ensuring the project and engagement activities align with the Faculty’s Strategic Plan and the Centre’s values and principles, as well as the Calls to Action of the Truth and Reconciliation Commission and the United Nations Declaration on the Rights of Indigenous Peoples. Responsible for executing logistical activities related to the delivery of programs while developing and maintaining communication platforms and strategies.

In this role, your responsibilities will include:

Project Coordination: Performs a variety of operational functions related to the delivery of a program in the context of a service, academic, community or research environment. Manages multiple projects, including all operational activities around project delivery efficiently and within budget. Troubleshoots unanticipated complications within the scope of program execution and implements creative solutions to ensure operational continuity. Evaluates and adjusts project activities based on feedback from participants and stakeholders. Maintains accurate records for key historical data, program metrics, and reporting to internal and external stakeholders.
Community Engagement: Ensures project initiatives align with the values and principles of Indigenous community engagement, as defined by our First Nations, Inuit and Métis partners and stakeholders. Plans, facilitates, and participates in stakeholder and community projects that harness a wide range of engagement techniques, while respecting Indigenous protocols. Works to ensure strategies are in place to support self-determining participation by and accountability to Indigenous community members in university activities. Develops a strong rapport and relationships with stakeholders and community groups to allow for open and constructive communication for the purpose of strengthening the Centre’s mandate. As a representative of the Centre, may attend various advisory committees, working groups and round tables, both internally and externally. Exercises a high level of diplomacy and discretion in all interactions.
Communications: Proactively works to build a positive image, increase reputation and awareness of the activities of the Centre. Generates content and manages web and social media channels so the information is seamless across the platforms. Ensures material is presented in a way that is accessible to a variety of audiences and coordinates improvements to maximize the effectiveness of available tools. Ensures materials are co-developed with stakeholders as appropriate and ensures all communication materials are presented using language appropriate to community and stakeholder needs. Collaborates with Faculty and University and communications teams in updating content to the web, social media and other platforms, while ensuring that University guidelines are respected.
Program Evaluation: Participates in the evaluation of the projects. Under the direction of the Program Manager, is involved in developing evaluation plans, data collection, analysis, and synthesis as well as report and manuscript writing and knowledge dissemination.
Supervision: Supervises students as needed for project delivery and ensures their work complies with established standards and directives.

What you will bring:

Knowledge of administration, project management and marketing & communication principles normally acquired through postsecondary studies or an equivalent combination of training, education, and experience
Minimum five years of demonstrated experience in a similar role
Strong organizational skills and attention to detail in a fast-paced environment
Demonstrated ability in project management, including planning and managing projects with responsibility for administration (financial management, data collection, evaluation, and reporting) and project implementation
Experience building and maintaining effective relationships with Indigenous communities, organizations, and stakeholders to facilitate information sharing, partnerships, and collaboration.
Knowledge of Indigenous history, traditions, and cultures, as well as an appreciation for the required cultural competencies and protocols
Knowledge of regional Indigenous community organizations
Lived experience of Indigenous cultures and way of life
Keen attention to discretion, confidentiality, and tact
Sensitivity towards social determinants of Indigenous health, including impacts of colonization, racism, and self-determination
Strong communication skills, including experience with web-design, social media and creating content required to reach different stakeholder audiences
Experience in program evaluation and/or research with demonstrated skills in qualitative and quantitative data collection, analysis, and knowledge dissemination
Experience working in a postsecondary institution or other complex organization is an asset
Experience in supervising students is an asset
Ability to occasionally work outside of normal office hours
Ability to occasionally travel outside of the region
Bilingual, French and English, spoken and written

Bilingualism: French and English (spoken and written); to be considered for this position, candidates must be rated at the Low Advanced proficiency level or higher for both oral comprehension and reading comprehension in their second official language. The rating is determined by a proficiency test designed by the Official Languages and Bilingualism Institute.

Key Competencies at uOttawa:
Here are the required competencies for all or our employees at uOttawa:

Planning: Organize in time a series of actions or events in order to realise an objective or a project. Plan and organize own work and priorities in regular daily activities.
Initiative: Demonstrate creativity and initiative to suggest improvements and encourage positive results. Is proactive and self-starting. Show availability and willingness to go above and beyond whenever it is possible.
Client Service Orientation: Help or serve others to meet their needs. This implies anticipating and identifying the needs of internal and external clients and finding solutions on how to meet them.
Teamwork and Cooperation: Cooperate and work well with other members of the team to reach common goal(s). Accept and give constructive feedback. Able to adjust own behaviour to reach the goals of the team.

Applicants must demonstrate that they are eligible to be included in the category of Indigenous Persons.

The University of Ottawa embraces diversity and inclusion in the workplace. We are passionate about our people and committed to employment equity. We are at our best when everyone has a seat at the table, and when we are made to feel like we belong. We foster a culture of respect, teamwork and inclusion, where collaboration, innovation, and creativity fuel our quest for research and teaching excellence. While all qualified persons are invited to apply, we welcome applications from Indigenous persons, racialized persons, persons with disabilities, women and LGBTQIA2S+ persons. The University is committed to creating and maintaining an accessible, barrier-free work environment. The University is also committed to working with applicants with disabilities requesting accommodation during the recruitment, assessment and selection processes. Applicants with disabilities may contact talenthr@uottawa.ca to communicate the accommodation need. All qualified candidates are encouraged to apply; however, Canadians and permanent residents will be given priority.

Note: if this is a union position: The hiring process will be governed by the current collective agreement related to the union affiliation noted above; you can click here to find out more.

Click here for more information and to apply for this job.

*Titre de poste en revision

L’Université d’Ottawa — Un carrefour d’idées et de cultures 

L’Université d’Ottawa compte une communauté dynamique de plus de 50 000 étudiants, professeurs et employés administratifs qui vivent, travaillent et étudient en français et en anglais. Notre campus est un véritable carrefour des cultures et des idées, où les esprits audacieux se rassemblent pour relancer le débat et faire naître des idées transformatrices. Nous croyons au pouvoir de la représentation, et que l’augmentation de la diversité de notre corps professoral et de notre personnel administratif soutient cet objectif. Notre but est d’offrir aux étudiants la meilleure expérience d’apprentissage possible, dans un environnement qui reflète la diversité de ses membres, de leurs idées et de leurs identités.

Nous sommes l’une des 10 meilleures universités de recherche du Canada ; nos professeurs et chercheurs explorent de nouvelles façons de relever les défis d’aujourd’hui. Classée parmi les 200 meilleures universités du monde, l’Université d’Ottawa attire les plus brillants penseurs et est ouverte à divers points de vue provenant de partout dans le monde. Nos employées et employés sont animés par un objectif commun d’amélioration continue, de croissance personnelle, d’excellence du service, de travail d’équipe et d’une passion pour l’apprentissage avec le désir de faire de l’Université d’Ottawa et du monde un endroit meilleur. Nous reconnaissons la valeur et la contribution de chacun et chacune pour appuyer la renommée internationale de notre établissement. Mais par-dessous tout, nous vous offrons la possibilité de réaliser votre plein potentiel. À l’Université d’Ottawa, vous avez votre place!

Au sujet de la Faculté de médecine
Bienvenue à la Faculté de médecine de l’Université d’Ottawa, la première et à la plus grande faculté de médecine bilingue au Canada. Nos apprenants ont accès à des installations de pointe et à des instituts spécialisés où ils apprennent aux côtés de médecins et de scientifiques de renommée internationale. Constamment classée parmi les 10 premières écoles de médecine au Canada, notre faculté figure parmi les meilleures facultés de médecine dans le monde pour l’impact de sa recherche en sciences biomédicales et de la santé.

Au sujet du Centre de recherche et d’éducation en santé autochtone (CRESA)
Créé en 2022, le Centre de recherche et d’éducation en santé autochtone (CRESA) a pour mission d’améliorer l’éducation, la recherche et le développement des capacités en matière de santé autochtone afin de mieux servir les communautés Inuites, Métisses, et des Premières Nations et de leur assurer des soins de qualité dans le cadre des services offerts au sein de la zone géographique de la Faculté de médecine.
Étant donné les forces existantes, la riche diversité et la résilience de la communauté autochtone de la région, le centre cherchera des occasions de collaborer avec des organisations autochtones dans les domaines prioritaires de la santé et du bien-être. Il agira comme organisme normatif en matière de gouvernance des données, modélisant l’opérationnalisation de l’éthique de la recherche autochtone. Il s’efforcera d’honorer le droit des peuples autochtones à jouir de la meilleure santé possible, en adhérant au principe d’autodétermination énoncé dans la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones.

Pour en savoir plus sur le Centre de recherche et d’éducation en santé autochtone: https://med.uottawa.ca/recherche-innovation/cresa

Raison d’être du poste:
Sous la direction du gestionnaire de programme, En se fondant sur une grande variété d’outils, de techniques et de compétences, développer, administrer et évaluer les projets du Centre de recherche et d’éducation en santé autochtone à la Faculté de médecine. Veiller à ce que le travail lié aux projets et à la mobilisation soit conforme au plan stratégique de la Faculté et aux valeurs et principes du Centre, ainsi qu’aux appels à l’action de la Commission de vérité et réconciliation et de la Déclaration des Nations Unies sur les droits des peuples autochtones. Voir à la réalisation de tâches logistiques en lien avec la prestation de programmes tout en assurant le développement et la mise à jour de plateformes et stratégies de communication.

Dans ce rôle, vous aurez les responsabilités suivantes:

Coordination de projet : S’acquitter de maintes fonctions opérationnelles en lien avec la prestation de programme dans un contexte de service à la clientèle, un environnement d’enseignement ou de recherche ou un milieu communautaire. Gérer de multiples projets (et tous leurs volets opérationnels) efficacement et dans le respect des limites budgétaires. Résoudre les problèmes inattendus dans l’exécution du programme et mettre en œuvre des solutions créatives pour assurer la poursuite des activités. Évaluer et adapter les activités de projet en fonction de la rétroaction des participants et participantes ainsi que des partenaires. Tenir un registre précis pour en tirer des données historiques clés, évaluer les programmes et produire des rapports destinés aux partenaires internes et externes.
Engagement communautaire : S’assurer que les initiatives de projet soient conformes aux valeurs et aux principes de l’engagement communautaire autochtone, comme définies par nos partenaires des Peuples Inuits, Métis et des Premières Nations. Planifier et coordonner des projets de partenaires et de la communauté qui supposent divers modes de participation, dans le respect des protocoles autochtones, et participer à de telles activités. Veiller à la mise en place de stratégies pour susciter une participation autodéterminée aux activités universitaires des membres des communautés autochtones et une imputabilité envers elles en ce sens. Tisser des relations étroites avec des partenaires et groupes communautaires pour faciliter des échanges ouverts et constructifs en vue de renforcer le mandat du Centre. En tant que personne représentant le Centre, participer à des rencontres de comités consultatifs, de groupes de travail et de tables rondes, à l’interne comme à l’externe. Faire preuve de diplomatie et de discrét on exemplaires dans toutes les interactions.
Communications : Travailler proactivement à donner une image et une réputation positives au programme, de même qu’à sensibiliser le public aux activités du Centre. Créer et gérer le contenu Web et dans les médias sociaux pour assurer l’uniformité de l’information sur toutes les plateformes. Veiller à l’accessibilité du matériel à un large public et coordonner les améliorations pour optimiser l’efficacité des outils offerts. Développer du matériel en collaboration avec des partenaires, et s’assurer que tout le matériel de communication utilise un langage adapté aux besoins de la communauté et des partenaires. Collaborer avec la Faculté, l’Université et les équipes de communication pour tenir à jour le contenu sur le Web, dans les médias sociaux et d’autres plateformes, tout en veillant à ce que les directives de l’Université soient respectées.
Évaluation de programme : Participer à l’analyse des projets. Sous la direction du ou de la gestionnaire de programme, prendre part à l’élaboration des plans d’évaluation, à la collecte, à l’analyse et à la synthèse des données, ainsi qu’à la rédaction de rapports et de documents et à la diffusion des connaissances.
Supervision : Au besoin, voir à la conformité aux normes et directives établies du travail réalisé par des étudiantes et étudiants dans le cadre de la prestation de projets.

Ce que vous apportez :  

Connaissance approfondie des principes d’administration, de gestion de projets, de marketing et de communication normalement acquise au moyen d’études postsecondaires, ou combinaison équivalente de formation, d’études et d’expérience de travail
Au moins cinq années d’expérience manifeste dans un rôle semblable
Excellent sens de l’organisation et grande minutie dans un environnement au rythme soutenu
Compétence avérée en gestion de projets, notamment en ce qui a trait à la planification et la gestion de projets en assumant des responsabilités d’administration (gestion financière, collecte de données, évaluation et production de rapports), ainsi qu’à la mise en œuvre de projet
Expérience de l’établissement et du maintien de relations efficaces avec des communautés, organisations et partenaires autochtones afin de faciliter la transmission d’information, les partenariats et la collaboration
Connaissance de l’histoire, des traditions et de la culture autochtones et compréhension des compétences et protocoles culturels à observer
Connaissance des organisations communautaires autochtones régionales
Expérience vécue des cultures et du mode de vie autochtones
Grande discrétion, sens de la confidentialité et tact
Sensibilité aux déterminants sociaux de la santé autochtone, y compris les impacts de la colonisation, du racisme et de l’autodétermination
Solides compétences en communication, y compris en conception Web, en médias sociaux et en création de contenu destiné à différents auditoires
Expérience de l’évaluation de programme et/ou de la recherche, et compétences manifestes en collecte de données qualitatives et quantitatives, en analyse et en diffusion du savoir
Expérience de travail dans un établissement d’enseignement postsecondaire ou une autre organisation complexe, un atout
Expérience de la supervision d’étudiants ou d’étudiantes, un atout
Disponibilité pour travailler à l’occasion en dehors des heures normales d’ouverture
Disponibilité pour voyager à l’extérieur de la région à l’occasion
Bilinguisme – français et anglais (expression orale et écrite)

Bilinguisme: français et anglais (expression orale et écrite); les candidats doivent atteindre un niveau de compétence Avancé 1 (Low Advanced) ou supérieur en compréhension orale et écrite dans leur langue seconde pour être considérés pour ce poste. Le niveau de compétence linguistique des candidats est déterminé au moyen d’un test de compétence mis au point par l’Institut des langues officielles et du bilinguisme de l’Université d’Ottawa.

Compétences clés à l’Université d’Ottawa:
Voici les compétences exigées de tous les membres du personnel de l’Université d’Ottawa:

Planification : Organiser dans le temps une succession d’actions ou d’évènements afin de réaliser un objectif ou un projet. Planifier et organiser son travail et ses priorités dans le cadre des activités quotidiennes.

Initiative : Démontrer de la créativité et de l’initiative à suggérer des améliorations et encourager des résultats positifs. Être proactif et entreprenant en étant disposé à aller au-delà lorsqu’il est possible de le faire.

Souci de la satisfaction de la clientèle : Aider ou servir les autres pour répondre à leurs besoins. Cela implique déterminer et anticiper les besoins de la clientèle interne et externe et trouver les moyens d’y répondre.

Travail d’équipe et collaboration : Collaborer et travailler avec les membres de l’équipe afin d’atteindre l’objectif commun. Accepter et offrir une rétroaction constructive. Savoir adapter son comportement pour atteindre des objectifs de l’équipe.

Les candidats doivent démontrer qu’ils sont éligibles pour être inclus dans la catégorie des personnes autochtones.

L’Université d’Ottawa s’engage à offrir un milieu de travail diversifié et inclusif. Notre personnel nous tient réellement à cœur, tout comme l’équité en emploi. Nous sommes à notre meilleur lorsque tout le monde a un siège à la table et lorsque nous avons un sentiment d’appartenance. Nous promouvons une culture de respect, de collaboration et d’inclusion où l’esprit d’équipe, l’innovation et la créativité nourrissent notre quête d’excellence, en recherche comme en enseignement. Bien que toutes les candidatures soient les bienvenues, nous encourageons particulièrement les personnes autochtones, racialisées et handicapées ainsi que les femmes et les membres de la communauté LGBTQIA2S+ à postuler. La création et le maintien d’un environnement de travail totalement accessible sont d’une importance capitale pour l’Université. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour accommoder les personnes ayant besoin de mesures d’adaptation pendant le processus de recrutement, d’évaluation et de sélection. Si tel est votre cas, veuillez-nous en informer en écrivant à talenthr@uottawa.ca. Toutes les personnes qualifiées sont invitées à postuler; la priorité sera toutefois accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents.

Note : S’il s’agit d’un poste syndiqué Le processus d’embauche est gouverné par les dispositions de la convention collective en vigueur pour le groupe professionnel précisé. Pour en savoir plus

Cliquez ici pour plus d’informations et pour postuler à ce poste.